English version *** La version française suit ***
Important information about overpayments and taxes
The Government of Canada and the Canada Revenue Agency are working hard to fix pay issues, and we understand that many employees have ongoing challenges due to the Phoenix pay system. As we approach the 2019 tax season, employees may be concerned about tax issues caused by being overpaid.
Overpayments usually occur when certain pay transactions are not submitted or processed in advance and on time. As a result, an overpayment may happen when:
- an employee’s acting pay continues after an acting assignment has ended;
- an employee continues to receive their regular salary after going on leave without pay;
- timesheets for leave without pay for five working days or less are not entered in the Employee Self-Service (ESS) portal on time.
Timing matters. It is important to submit transactions, such as leave without pay, as soon as possible to avoid overpayment situations. We are asking that you please review any leave without pay that was taken but not yet submitted and ensure that you submit your timesheets by Monday, December 10, 2018. Periods of leave without pay of more than five consecutive working days should be reported to the Compensation Client Service Centre (CCSC) through the Leave without pay webform, as soon as possible.
If you think that you have been overpaid in 2018, log in to the Compensation Web Applications (CWA) and check for a pay stub with a Net Pay of $0.00. This type of pay stub indicates that an overpayment has been recorded, corrected and subtracted from your yearly earnings.
- If you have one of these pay stubs, no further action is required and your tax slip will not reflect the amount you were overpaid.
- If you do not have a $0.00 pay stub or if you think you have another overpayment, speak to your manager. You should confirm that transactions that could have caused the overpayment have been approved by your manager and submitted to the CCSC.
Reporting your overpayment will help us ensure the accuracy of your 2018 tax slip, regardless of whether or not the overpayment has been repaid.
Please note that repayment of Phoenix-related overpayment amounts will not begin until all of your outstanding pay transactions have been processed, you have started receiving your correct regular pay and you have indicated your preferred repayment option.
For more information on overpayments, tax implications or the Treasury Board of Canada Secretariat resources and updates, such as claims for expenses and financial losses due to Phoenix, consult the Phoenix resources and updates InfoZone page.
We ask that you continue to identify any new pay issue by completing the general enquiry webform. You can also track your pay issues by visiting View status of my tickets.
We will continue to work together to resolve pay issues as efforts are underway to stabilize the pay system.
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Dan Couture |
To protect the environment, please read this message on your computer screen.
Managers should make sure that staff who do not have access to email receive this information.
Version française *** The English version precedes ***
Renseignements importants à propos des paiements en trop et des impôts
Le gouvernement et l’Agence du revenu du Canada travaillent fort pour régler les problèmes de paye, mais nous savons que de nombreux employés éprouvent encore certains problèmes en raison des difficultés que continue de poser le système de paye Phénix. À l’approche de la période des déclarations de revenus de 2019, il se peut que des employés soient préoccupés par les répercussions fiscales que pourraient avoir des paiements reçus en trop.
Habituellement, les employés reçoivent des paiements en trop lorsque certains mouvements de paye ne sont pas soumis ou traités à l’avance ou à temps. Voici des exemples de situation où un employé pourrait recevoir un paiement en trop :
- un employé continue de recevoir une rémunération d’intérim après que l’affectation intérimaire a pris fin;
- un employé continue de recevoir sa paye normale après être parti en congé non payé;
- un congé non payé de cinq jours ou moins n’a pas été entré dans le portail du Libre-service des employés (LSE) dans le délai prescrit.
Tout est une question de temps. Il est important que les mouvements de paye, comme les congés non payés, soient entrés dans le LSE le plus rapidement possible pour éviter qu’un paiement soit versé en trop. Nous vous demandons donc de vérifier que les congés non payés que vous avez pris sont bien entrés dans vos feuilles de temps et, si ce n’est pas fait, de les entrer d’ici le lundi 10 décembre 2018. Si vous prenez un congé de plus de cinq jours consécutifs, vous devez en aviser le Centre de service à la clientèle pour la rémunération (CSCR) le plus tôt possible au moyen du formulaire Web Congé non payé.
Si vous croyez avoir été trop payé en 2018, ouvrez une session dans les Applications Web de la rémunération (AWR) et vérifiez si l’un de vos talons de paye indique une paye nette est 0,00 $. Si c’est le cas, cela signifie qu’un paiement en trop a été enregistré, corrigé, puis soustrait de vos gains annuels.
- Si vous avez un tel talon de paye, vous n’avez aucune mesure à prendre. Le montant que vous avez reçu en trop sera exclu du montant déclaré sur votre feuillet d’impôt.
- Si vous n’avez pas de talon de paye indiquant 0,00 $, ou si vous croyez avoir reçu un autre paiement en trop, parlez-en à votre gestionnaire. Vous devriez vérifier si les mouvements de paye susceptibles d’être la cause du paiement en trop ont été approuvés par votre gestionnaire et soumis au CSCR.
Le fait que vous signaliez un paiement en trop nous aidera à assurer l’exactitude de vos feuillets d’impôt de 2018, que les montants aient été remboursés ou non.
Prenez note que le remboursement des montants payés en trop ne commencera pas tant que tous vos mouvements de paye en attente ne seront pas traités, que vous n’aurez pas commencé à recevoir votre paye normale sans erreur, et que vous n’aurez pas indiqué le mode de remboursement que vous préférez.
Pour en savoir plus sur les paiements en trop, leurs répercussions fiscales ou les ressources et les renseignements offerts par le Secrétariat du Conseil du Trésor (comme le remboursement des dépenses et des pertes financières causées par Phénix), consultez les pages sur les ressources et les mises à jour concernant Phénix sur InfoZone.
Nous vous demandons de continuer de porter à notre attention tout problème de paye au moyen du formulaire Demande de renseignements généraux. Vous pouvez aussi consulter Visualiser le statut de mes billets pour faire le suivi de votre situation.
Nous continuerons de tenter de régler les problèmes de paye d’ici à ce que le système de paye soit stabilisé.
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Dan Couture Le sous-commissaire et dirigeant principal des ressources humaines de la Direction générale des ressources humaines |